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【商用英語 101】英文郵件開頭,到底該 Hi 還是 Dear?

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前些日子跟友人聊天,發現台灣人對於寫商用英文 email 的開頭打招呼該用哪一個還是很模糊,有的主管堅持下屬一定要用 Dear 開頭才顯得正式,而年輕一派的人嘲笑老闆沒有與時俱進,停留在古代英文的框架裡。

使用英語作為商業用途的 email 已是現代日常,無論你在什麼產業,只要是外貿公司或客戶有外國廠商,免不了要用英文書信溝通。

我在職場工作 10 年,使用英文書信溝通約 8 年,真正理解 Hi 跟 Dear 的使用時機,則是在紐約求學及工作中釐清的,在此分享我對此題的見解!

如何判別使用 Hi 或 Dear?

這個問題不是二分法,不該單純判定 Dear 比較 Old fashioned 而 Hi 比較 Mordern 來定論

應該按照發文對象,以及公司特性決定。

以下列出三個新鮮人剛入職場時,可以優先觀察判斷的點, 並透過句型範例幫助理解。

觀察公司過去電郵往來的內容格式

剛進入公司還不了解公司文化前, 我建議發 mail 前先回溯歷史郵件,觀察同事跟主管的溝通形式為何? 同事對主管的用詞是 Hi or Dear? 跟特定的客人溝通的語調為何? 藉此作為初步參考依據。

觀察主管的領導風格

會 complain 你電郵有沒有寫好的只有主管, 所以觀察主管寫 email 的風格以及他/她平常的領導風格,可以略知主管偏好正式的 Dear,或者比較輕鬆隨性的 Hi 開頭。

了解發郵件對象的身份/對方慣用的溝通模式

發 mail 前,先確認對方是什麼等級的人物?在什麼領域工作?如果是平輩同事或者廠商,大部分用 Hi 沒什麼問題,如果你是負責邀約客戶參與活動, 對方是重量級的高層主管, 建議以較正式的 Dear 開頭比較保險喔!

其他注意事項

初次 e-mail 溝通建議用較正式的 Dear 開頭,好過於用較輕鬆的 Hi。因為你不確定對方性格,寧可先用正規有禮貌的方式招呼,等對方回信後,判別語氣調整之後回信的修辭。

句型範例

例一:單刀直入型

Hi,

Please find the attachment to see all the details and price range. Let me know if you have any questions. TKS.

A.

以上範例連人名稱謂都省略,第一句就開門見山的直指重點,結尾 Thanks 是非正式的縮寫,連自己的名字也使用縮寫代替。

通常是雙方往來郵件討論同一主題好幾次的情況比較適用如果不太認識對方就使用這種書信法,容易讓人覺得不客氣。

例二:輕鬆正常型

Hi Mike,

I hope all is well on your side. It was nice to talk to you during the event. Per our conversation, please find the attachment for the information you need, and let me know if you have any questions or concerns. Thank you.

Best,

Anna

例二表現的輕鬆自然,也不會失去禮貌。開頭用 Hi + 人名給人感覺對等尊重,開始正文前有一句問候語 I hope all is well,內文沒有太多誇飾性的副詞,如:very, so much 。

如果發現公司文化跟主管都比較輕鬆自然,可以採用這種句型,屬於標準不會失誤的類型。

例三:剛正不阿工整型

Dear Mr. Muniz

Good day. I was very pleased to meet you at the event. Per our conversation, please find the attachment for all the information you requested from our company. Please let me know if you have any questions. Thank you!

Best Regards,

Anna

以上是最正式用法的範例,除了使用 Dear 外,稱呼是姓氏+Mr.,如果是發文給初次聯繫的客戶,不曉得對方的溝通風格,用最正式的方式絕對不會錯。

第一句有招呼用語 Good day 外,每句動詞前加上 Please 表示禮貌而非命令語氣,此外,Thank you 跟 Thanks 給人觀感不太一樣,正式書信以 Thank you 觀感較佳。

例四:溫暖熱情型

Dear Mike,

I hope this mail finds you well!

Thank you so much for visiting our booth, it was such a pleasure to meet you in the event. Per our conversation, please kindly refer to the attachment for the information you requested, and feel free to let me know if you have any questions.

I am looking forward to our next meeting.

Stay safe and healthy!

Warm Regards,

Anna

這則範例拿我公司舉例,因為是義大利公司,稱謂上習慣直呼名,不過開頭對上司或客戶我們習慣用 Dear,除非是平輩的同事,才會用 Hi。

內文粗體特別加潤飾,增添較多 emotion ,例如 very, so much and such a pleasure。

結尾除了感謝之外還要說些期待語,例如 looking forward to our next meeting 以及祝福用語  Stay safe and healthy 表示溫暖感。 

結論

商用往來的英語書信最終還是回歸觀察判斷公司文化、主管領導風格以及發文對象的身份跟溝通喜好,不是片面的說用 Hi 比較年輕,用 Dear 太古板,要依照情況判定。

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